[내맘대로 인수인계] #총무2 - 사무용 가구구매와 배치고려까지

안녕하세요, 휴즈입니다.

 

오늘은 기업에서 가구 구매 시 고려해야 할 점에 대해서 설명드리겠습니다.

순전히 제 경험에 의해서, 공유해드리는 것이니 아무것도 모르겠는 초보분들만 참고해주시면 감사하겠습니다.

 

그럼 시작하겠습니다.

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몇 주내로 신입사원들이 들어온다고 한다, 기존 자리는 꽉 찬 것 같고, 책상과 의자를 추가 구매하라고 위에서 지시가 내려온다, 나 잘 모른다...나도 신입사원인데, 뭐부터 해야 돼?

 

 

1. 기존 가구 거래처 번호 확보

 제일 기본적인 방법 중 하나이죠, 기존에 거래하던 가구 구매 업체번호를 상사에게 얻어 전화해서 이전 구매 견적서를 다시 보내달라고 해야 합니다. 그런데 상사가 기존 거래처 번호를 까먹었다는데요?

 

죽일까.. 마스터?? 어이어이 안돼 여긴... 지구라고.. 힘을 아끼라고

 

괜찮습니다, 기존에 예전 담당자가 사용했던 컴퓨터 하드를 뒤져봐야 됩니다, 탐색기를 켜고 '가구', '의자', '견적서' 등의 유사 키워드를 적으면서 탐색을 해봅니다. 저의 경우 위의 사례를 경험했고 100에 100은 자료가 하나 정도는 나왔었습니다.

 

그래도 없다면?

 

 

기존 거래처가 없다면 다른 거래처를 찾아봐야겠죠? 주변 지인들에게 물어봅시다, 그래도 모르겠다면 저한테 댓글 남겨주세요^^!

2.  기존 가구와의 통일성

1번 항목을 애타게 찾는 이유기도 합니다.

 

 보통의 사무실 가구는 통일성 있게 구성하시는 것이 좋습니다, 어느 건 책상이 아이보리 색이고 어느건 갈색이면 조금은 난잡해 보이겠죠?, 이전 견적서가 있다면 견적서의 책상 규격과 옵션을 참고하셔서 구매를 고려하시면 됩니다.

3. 사무실 레이아웃을 확보하자

예시자료(상업적 목적 없으며, 문제될 시 삭제하겠습니다)

 사무실 레이아웃 자료도 이제 확보하셔야 됩니다, 몇 명의 신입사원이 들어올 것이고, 몇 개의 책상과 의자가 필요하다고 판단되신다면, 이제는 사무실 배치도를 확보하셔서 사무실 꾸미기에 들어가야 합니다.

 

대리님한테 다시 요청할 시간입니다.

 

OO사원 : 대리님 ^^ 가구 구매하려고 하는데 사무실 레이아웃 좀 받을 수 있을까요?

OO대리 : 아 그거 공무팀 OO과장님한테 달라고 하면 줄 거예요.

<공무팀 이동>

OO사원 : 공무팀 OO과장님 OO대리님이 여기서 사무실 레이아웃 받으라는데 받을 수 있을까요?

OO과장 : 아니 그거 저번에 줬는데 왜 또 달래? 줬으니까 찾아보라고 해봐

<다시 인총팀 이동>

OO사원 : 대리님, 레이아웃 대리님이 가지고 계신다던데요?

OO대리 : 아, 제가 없으니까 하는 말이잖아요, 어느 정돈 알아들었을 거라고 생각했는데요.

OO사원 : 대리님, 레이아웃 대리님이 가지고 계신다던데요?

 

컴퓨터 하드를 다시 뒤져봅시다... 우리는 답을 찾을 것입니다. 늘 그랬듯이

 

이쯤에서, 물음표 살인마들의 등장시간입니다.

 

Q : 사무실 레이아웃 자료가 없으면 어떻게 하나요?

A : 자료가 없는 경우, 레이저 측정기로 직접 측정하는 노가다를 해 본 경험이 있습니다^^

Q : 레이저 측정기도 없으면요?

A : 사무실에 줄자 하나씩은 있습니다, 노가다겠지만 줄자로 패기넘치게 측정해봅시다!

     대신 측정 오류가 많이 발생할 것입니다 ^^;

Q : 줄자도 없으면요?

A :

 

다음, 책상 규격은 어떻게 책정해야 될까요?

 

보통 1400짜리 규격의 L자 책상이나 일자형 책상을 구매하고, 추가로 이동형 서랍 400짜리를 세트로 구매하니 하나 추가 시 가로 1800은 들어간다고 생각하시고 레이아웃을 고려하시면 됩니다(혹은 2000~2200)

아 참! 파티션도 설치해야 된다면, 파티션 규격도 고려하셔야겠죠?(아주 꿀팁)

4. 책상 배치는 기존 회사의 책상 배치 방법을 참고하기

 회사마다 나름의 배치 방법이 들어가 있을 것입니다. 가장 무난한 방법이 날개형 구조라고 볼 수 있는데요, 기존에 어떻게 배치돼있는지 확인하여 통일성 있게 고려하시면 됩니다.

5. 이동 동선도 고려해야 됩니다.

 가구 배치는 너무 빡빡하게 하시면 안됩니다, 왜냐면 이동 동선도 고려해야 되기 때문인데요

이동 동선의 최소 폭은 가로세로 500 정도 생각하고 있습니다, 그것도 좀 콤팩트하게 이동되고 한 사람 기준이더라고요, 공간이 다소 넉넉하다면 800~1,000 정도 고려해주시면 좋습니다.

6. 기존 제품이 최저가라도 비교 견적은 내보자

 위의 사항이 다 고려하고, 기존 구매처의 제품이 제일 저렴한 걸로도 확인이 됐다, 이제 결재만 올리면 될까..?

물론 적절히 잘 설명하시고 구매 견적을 올리시면 됩니다, 긴급한 건이라면 더욱 그래야겠죠? 하지만 시간 여유가 있고,

특히, 위에서는 비교견적을 통해 구매하는 금액의 합리성과, 기안자의 수고를 알 수 있는 대목입니다.

 

따라서, 구매의 기본이 되는 비교 견적을 내봅시다.

비교 견적이란, 2개 이상의 업체의 견적을 비교하는 자료를 만드는 것인데요(전문용어 아닐 수 있음) 여러 업체의 비슷한 제품의 견적서를 받아 비교표를 만들어 기안문을 작성하고 첨부자료로 1) 업체별 견적서 2) 사무실 가구 구매 배치도 3) 업체별 통장사본까지 첨부한다면...

고생했다는 얘기를 듣거나 괜한 핀잔을 들으면서 그래도 초보 총무치곤 잘했다는 인정을 받을 수 있을 것입니다.

 

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+금액 차이가 나는 견적이 발생했을때, 추가 꿀팁!

견적을 통해 본인의 성과를 극대화하는 방법을 알려드리겠습니다, 물론 업체에서 협조가 가능하다는 전제하입니다.

1) 우선 비교 견적을 통해 여러 업체의 견적서로 금액을 받습니다.

2) 성능이 비슷하다는 가정하에 업체별 제품금액 차이가 좀 난다면, 당연히 값싼 제품을 선택합니다.

3) 값싼 제품을 판매하는 업체와 연락해 원래 팔려고 했던 금액, 조금 더 높인 금액, 기존 비교 제품과 비슷하지만

    조금 낮은 금액의 견적서를 달라고 합니다.

4) 해당 업체에서 받은 견적서 중 가장 높은 금액의 견적서를 1차 보고 드립니다.

5) 더 깎을수 없냐고 알아보라고 하면, 2차로 높은 금액을 다시 보고드립니다

6) OK싸인이 나면, 한번 더 알아보겠다 하고, 원래 하려고 했던 금액을 선택해서 최종 보고를 올립니다.

 

이렇게 한다면 협상력을 인정받을 수 있는 성과를 만들어내실 수 있습니다. 연말 성과평가에도 올려도 되겠죠? 무조건 깎으라는 상사가 있는 경우, 더욱 효과적이라고 할 수 있습니다.

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7. 구매 이후에는 어떻게 해야 돼?

 구매해도 좋다는 결재가 떨어진다면 업체와 연락하여 이체 든 세금계산서 든 결제를 진행하고, 배송 주소를 남겨주고 진행을 합니다.

 전체적인 사무실 가구 재배치가 예정이라면, 미리 전체 메일/게시판을 통해 배송일에 맞춰 가구 재배치를 요청합니다. 우리 혼자 하지 말고, 타 부서에 당당히 요청해서 배치하자고요!

배송 당일날은 사무실 인원들의 도움을 받아 배치를 완성하면 됩니다.

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자 오늘은, 초보 총무가 고려할 가구 구매와 배치에 대한 팁들을 적어보았습니다.

사실 신입사원한테 잘 안 시킬 수도 있는데, 알아둔다면 나중에더라도 더욱 좋을 정보라고 생각합니다.

 

특히, 위에 자료들이 없다는 걸 미리 탐지한다면, 알 잘 딱 깔 센 미리 자료를 만들어두는 것도 좋겠죠^^?

(여유 있을 때 해야 됨, 바쁠 때 하면 시킨 거나 제대로 해라라는 소리 들음..)

 

그럼, 다음에도 좋은 정보로 찾아뵙겠습니다^^

 

휴바~~